Arena budget & prognos

Användarvänligt webbsystem för budget och prognos

K_budSedan 2003 har mer än 150 kommuner och organisationer tagit Arenas budgetsystem i bruk som sitt primära verktyg för ekonomistyrning. I Arena görs årsbudget och ekonomiplan, för drift och investeringar. Arena har lönebudgetering på personnivå, baserad på data från personalsystemet, något som ger organisationen mycket god kontroll på sin största kostnadspost. Systemet har bland annat automatisk beräkning av sociala avgifter, schablonmässiga vikariekostnader, teminsbudgetering mm. En mycket viktig aspekt är användarvänlighet för både ekonomer och budgetansvariga, vilket ger en hävstångseffekt för hela organisationen.

 

Scenarier och What-If analyser med Åtgärdsbudgetering

Arena har en unik separat arbetsyta för hantering av budgetåtgärder. Förändringar som diskuteras under budgetprocessen tenderar att sluta på en whiteboard, som en anteckning eller i sämsta fall som en flyktig tanke. Noteras istället förändringarna i Arena kan ledningen istället löpande hantera alternativa budgetförslag eller scenarier, med direkt koppling till resultat eller budgetomslutning och slipper därmed massor av manuellt arbete inför nya budgetberedningar.

Den separata arbetsytan för budgetering av åtgärder och förändringar ger ledning, budgetansvariga och politiker dessutom en god översikt över alla förslag och prioriteringar i årsbudget och ekonomiplan. Det slutliga budgetförslaget blir pedagogiskt och tydligt, eftersom det framgår vad budgeten bygger på för förutsättningar.

 

Budgetkontroll och prognos

Bud_prog2Arena innehåller en modul för budgetkontroll för avstämning av utfall mot budget under verksamhetsåret. Verksamheten kan enkelt följa upp sin ekonomi och även arbeta med prognoser. Kommentarer kan anges, både på detaljnivå och på övergripande nivå. En komplett verksamhetsrapport med både belopp och kommentarer ger en enhetlig rapportmall för organisationen.  Arena kan skapa automatiska prognoser baserat exempelvis på periodens utfall vilket ger en snabb indikation på det ekonomiska läget i organisationen. Tidigare utfall och prognoser kan sparas och finns därmed tillgängliga för alla användare. Integration finns med Stratsys för att förenkla arbetet med slutdokumentation och organisationens rapportering.

 

Resursfördelning

Baserat på volymer kan ramar tilldelas för till exempel skola, förskola, omsorg eller andra områden om så önskas. Verktyget kan även användas till att skapa detaljbudget på kontonivå, för exempelvis budgetering på kvadratmeter, antal förskolebarn per enhet, förbrukning av kilowattimmar, årsarbetare inom omsorgen, hemtjänsttimmar etc.

 

Stöd för mål- och aktivitetsstyrning och workflow med ”att-göra listor”

Det senaste tillskottet till Arena ger möjlighetet att skapa unika rollbaserade att-göra listor. Aktiviteter som stödjer fullmäktiges och nämndernas mål alternativt arbetsuppgifter som är väsentliga för de interna processernas kvalitet och internkontroll kan anges. Centralt skapar detta en god överblick över processläget i organisationen, per aktivitet, per roll och per individ, samtidigt som det ger en tydlig struktur och vägledning för den enskilda medarbetaren.

 

Information integreras från ekonomi- och lönesystem

Arena använder information från främst ekonomi- och lönesystem.  Beprövade system är bland annat Agresso, Å-data, Aditro, Raindance, Visma, Xledger mfl. När budget och prognos är färdigställda kan informationen exporteras till valfritt system eller integreras med automatik, exempelvis till Stratsys.

 

Alla på samma Arena

Normalt används Arenas budgetsystem av alla verksamhetsansvariga med budgetansvar. En stor del av våra kunder använder även Arena i den politiska processen, för att tillgängliggöra ekonomisk information och skapa ökad delaktighet.